Aysel ÇÖLTÜ

Aysel ÇÖLTÜ

SÜREÇ YÖNETİMİ

A+A-

Kamu ya da özel sektör fark etmeksizin her kurumun hedefleri arasında kaynaklarını en etkili şekilde kullanmak, kaliteden ödün vermeksizin maliyetleri düşürmek, operasyonel konularda hataları azaltmak ve iş çıktılarında verimliliği artırmak bulunur. Süreç yönetimi kurumların bu tip hedeflerini gerçekleştirmek için değerlendirebilecekleri en etkili çözümler arasında yer alır.

Bir kurumun bütün süreçlerini analiz etmek, değerlendirmek, geliştirmek ve optimize etmek amacı ile uygulanan çeşitli metot ve yöntemlerin tümü süreç yönetimi olarak adlandırılır.

Süreç yönetimi bir kurumun baştan uca tüm süreçlerini kapsar ve bu süreçlerin en etkili ve ideal versiyonlarını bulmaya çalışır. Kapsamlı bir çalışma olmasından dolayı geniş bir alana etki eder ve bu nedenle etkili bir süreç yönetimi yapabilmek için bazı konulara özellikle dikkat etmek gerekir.
Süreç yönetimi aşamaları kurumun temel değerleri doğrultusunda şekillendirildiğinde başarıya ulaşma ihtimali daha yüksek olur. Süreç yönetimi öncesinde kurumun misyonu ve vizyonu, kurum kültürü, strateji ve hedefleri özellikle dikkate alınması gereken faktörler arasında yer alır.
Süreç yönetiminin başarısında kurum çalışanları da ciddi bir rol oynadığından yapılacak değişiklik ve düzenlemelerin kurumun tüm departmanlarına şeffaf bir dille aktarılması ve süreç yönetiminde aktif görev alacak departman temsilcilerinin özenle seçilmesi gerekir.

Kullanılacak araç ve metodolojilerde doğru tercihler yapılması da süreç yönetiminin seyrini olumlu yönde değiştirir. Kurumsal kaynak planlama veya iş takip programı gibi dijital dönüşümün yolunu açan seçeneklerin kapsama dahil edilmesi süreç yönetiminin daha rahat bir şekilde gerçekleşmesini sağlar.
Süreç yönetimi kendi içerisinde beş farklı aşamada incelenebilir. Her bir aşama süreç yönetiminin sağlıklı bir şekilde hayata geçirilmesi ve kurumun süreç yönetiminden maksimum fayda sağlayabilmesi için önemli adımlar içerir.
Süreç yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için öncelikle bir kurumdaki mevcut süreçlerin ve bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerinin bilinmesi gerekir. Süreç yönetiminin ilk aşaması olan planlama ve analiz sırasında kurumun var olan süreçleri detaylı bir şekilde incelenir ve bu süreçlerde görev yapan çalışanların da görüşleri alınarak beklenen çıktılar ve temel performans göstergeleri belirlenir. Kurumdaki süreçler için “ne yapılıyor”, “nasıl yapılıyor”, “neden yapılıyor” ve “süreçlerde hangi departman ne tür roller üstleniyor” gibi sorulara yanıt aranır.
Planlama ve analiz aşamasındaki adımlar ile, kurumun halihazırdaki süreçlerinin beklenen sonuçlarla uyumlu olup olmadığının değerlendirilmesi amaçlanır. Bu şekilde süreç yönetimi için gerekli ön bilgiler sağlanmış ve geliştirilip iyileştirilmesi gereken süreçler tespit edilmiş olur.

İkinci aşamada süreç yönetimi için kapsam ve öncelikler belirlenerek, buna uygun tasarım ve modellemeler hazırlanır. Süregelen durum ile olması istenilen durum arasındaki farklara odaklanılarak istenilen sonucu sağlayabilecek alternatif değişiklikler ve geliştirmeler planlanır. Hazırlanan tasarımın olabildiğince görsel olması ve zaman planı, görev tanımları, departmanlar arası akış gibi detayları içermesi tercih edilir.
Planlanan değişiklik ve geliştirmelerin sürecin bütününe olan etkilerinin anlaşılabilmesi için süreçle ilgili çeşitli senaryolar değerlendirilir ve aralarından bu senaryolara göre en iyi çözümleri sağlayabilenler seçilir.
Tasarım ve modelleme aşamasında planlanan değişiklikler bu aşamada uygulamaya geçirilir. Genellikle yapılan değişikliklerle ilgili ön geri bildirim alabilmek ve gereken ufak düzenlemeleri hızlı bir şekilde yapabilmek için uygulama önce küçük bir grupla başlar; sonrasında kurumun bütününe adım adım yayılır.
Süreçlere yeni uygulama ve programlar dahil olabilir, bazı kısımlar otomatize edilirken çalışanların iş tanımlarında ve kurum prosedürlerinde de değişiklikler yapılması gerekebilir. Kurum süreçlerinde büyük farklılıklar oluşacaksa uygulama aşamasının, değişiklik yönetimi stratejileri ile beraber hayat geçirilmesi çalışanların adaptasyonuna önemli katkılar sağlar.
Dördüncü aşama olan izleme ve değerlendirme sırasında önce uygulamaya geçen değişiklikler gözlemlenerek veriler toplanır. Ardından elde edilen veriler değerlendirilerek etkileri ölçülür ve süreç yönetiminden beklenen çıktılarla ve temel performans göstergeleri ile örtüşüp örtüşmediği gözlemlenir.
Süreçlerde değişikliklerin uygulanması sırasında oluşabilecek tıkanmalar, öngörülemeyen durumlar ve yeterli verimliliği sağlayamayan adımlar söz konusuysa onlar da bu aşamada tespit edilir.
İzleme ve değerlendirme aşaması sonucunda açığa çıkan veriler ışığında süreç yönetiminde gözlemlenen problemlere bu aşamada çözümler üretilir. Süreç yönetiminin beklenen çıktıları sağlayabilmesi için süreçlerde bu çözümlere uygun şekilde değişiklik ve düzenlemeler yapılır.
Kurumlar yaşayan birer süreç ve sistemler bütünü olduğundan izleme ve değerlendirme aşaması ile düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme aşaması süreç yönetiminin döngüsel bir şekilde daima devam eden aşamaları olarak düşünülebilir.
Hiçbir aşaması atlanmaksızın doğru ve özenli bir şekilde uygulandığında süreç yönetimi kurumlara önemli faydalar sağlar. Verimliliği ve çevikliği artırır. Hatayı azaltırken çalışan motivasyonunu artırır.
 

Önceki ve Sonraki Yazılar